Handlingsplan för att hantera trakasserier och osakligt beteende – Ta i bruk principerna för Tryggare rum

Godkända: 9.12.2024

Sisältö:
Utgångspunkter
1. Intern diskussion i gemenskapen om principerna för tryggare rum och åtagande att följa principerna
2. Överenskommelse om riktlinjer för kontaktpersoner vid trakasserier
3. Intern och extern kommunikation
4. Checklista för arrangörer av tryggare evenemang
Källor

1. Intern diskussion i gemenskapen om principerna för tryggare rum och åtagande att följa principerna

Principerna för tryggare rum införs inte automatiskt i praktiken, utan de måste aktivt främjas. Detta kräver insats från alla – anställda, volontärer och deltagare. Ledarnas och chefernas exempel och åtagande är av yttersta vikt.

Detta dokument samlar perspektiv som det är viktigt för gemenskapen att diskutera tillsammans. Principerna för tryggare rum ger en bra möjlighet att prata om gemenskapens värderingar och hur man agerar i enlighet med dessa värderingar. Principerna erbjuder också en utmärkt möjlighet att ta upp svårare teman och lyfta fram frågor som annars lätt tystas ner. Detta stärker gemenskapens interna förtroende avsevärt.

Ledarna och cheferna ska åta sig att främja tryggare rum.

Ledarna har ett särskilt ansvar för att gemenskapen åtar sig att skapa tryggare rum. Detta kräver gemensam diskussion, en förändring i verksamhetskulturen i förhållande till arbetsmetoderna samt att skapa rutiner för hantering av situationer där principerna bryts. Dessutom måste ledarna och cheferna vara förebilder och engagera sig i att främja principerna för tryggare rum.

Gemenskapen ska tillsammans diskutera tryggare rum och formulera principerna gemensamt.

För att kunna åta sig att följa principerna måste det finnas en möjlighet att diskutera dem och säkerställa att alla förstår principerna och tillvägagångssätten på samma sätt. Ämnen att ta upp i gemenskapens diskussioner:

• Målet är att bredda säkerhetsdiskussionen från att bara handla om fysiska utrymmen till att också främja mental och andlig trygghet och säkerhet.
• Uttalandet om principerna för tryggare rum. Eventuell finjustering av Modellen för Principer om tryggare rum
• Diskussion om vad principerna innebär i praktiken i denna gemenskap.
• Hur förhåller sig gemenskapen till olikhet? Hur ökar vi förmågan att vara bland människor som är olika oss själva? Vi och de andra – vilka är vi och vilka är de andra? Kan vi tänka att de som tänker annorlunda också tillhör oss? Vad sägs om de som tror på olika sätt? De som lever i olika livssituationer? Är kyrkan och församlingen en gemenskap för människor som är olika? Om vi tänker att det bara finns ”vi”, vad betyder det egentligen och hur främjar vi det? Att tala om ”oss” på ett sätt som utesluter någon är skadligt.
• Tankegången om positiv diskriminering. Vi ska lägga särskild vikt vid hur vi agerar med minoriteter och människor som av olika skäl hamnat i marginalen.
• Riktlinjer för hur man agerar vid trakasserier. Hur agerar man för att en person ska bli hörd när principerna inte följs? Se mer i punkt 3.
• Planering av kommunikation. Hur kommunicerar man om principerna. Se mer i punkt 4.

När förtroendet i gemenskapen stärks är det också viktigt att ta upp teman som:

• Hur agerar de som har makt? Hur agerar vi när en person i ledande ställning i gemenskapen eller en informell auktoritet bryter mot principerna för tryggare rum, antingen avsiktligt eller oavsiktligt? Det är viktigt att gemenskapen kommer överens om rutiner för sådana situationer. Principerna för tryggare rum gäller också, och särskilt, för personer i maktpositioner.
• Ta människors upplevelser på allvar. Förstå att det kan finnas människor som också i vår gemenskap har svårt att känna sig trygga. Erkänn att vi själva också kan vara osäkra i vissa situationer. Hur vågar vi undersöka oavsiktliga beteenden och uttalanden som kan skada eller exkludera andra?
• Eget agerande för att främja tryggare rum. Hur uppmuntras och möjliggörs det att var och en delar sina önskemål och behov så att vi kan reagera och hitta sätt att skapa tryggare rum?
• Förstå vad andligt våld är. Trots olika andliga synsätt måste vi kunna bete oss sakligt och respektfullt.
• Värdet av att respektera andras upplevelser. I kärlekens namn kan vi sträva efter att göra bättre, även om vi inte anser att vi gjort något fel, men någon känner sig åsidosatt eller diskriminerad. Hur bygger vi då broar så att alla kan känna sig delaktiga om de vill?

Tryggare rum är en pågående process.

Regelbunden utvärdering av hur väl vi har lyckats, både individuellt och på enhets- och gemenskapsnivå. Vi måste aktivt vara uppmärksamma på våra egna fördomar och attityder. Gemensamma metoder kan användas för detta, t.ex. Hur gör jag så att ingen blir ensam eller THL:s handbok för främjare av delaktighet.

ERF:s styrelse och varje sektion:

• diskuterar principerna för tryggare rum vid sina möten och diskuterar ovan nämnda perspektiv samt
• kommer överens om hur dessa principer ska främjas i sin egen verksamhet.

2.  Överenskommelse om riktlinjer för kontaktpersoner vid trakasserier

I processen för tryggare rum är det centralt att konfrontera beteenden som bryter mot principerna. Varje deltagare bidrar till att skapa ett tryggare rum och bär ansvar. Personer i ledande ställning har ett särskilt ansvar för säkerheten, och de kan kontaktas ifall tryggheten kränks. Utöver detta behövs även ett separat trakasseriombud. Ombudets uppgift är framför allt att sänka tröskeln för att ta kontakt. Som en neutral person hjälper ombudet till att hantera eventuella konflikter. Man kan berätta om händelsen för trakasseriombudet, som lyssnar och vid behov för saken vidare. Trakasseriombudet ersätter inte arrangörens eller arbetsgivarens ansvar.

Utse minst två trakasseriombud för att säkerställa snabb hantering av ärenden och för att garantera ombudets egen säkerhet. Trakasseriombudet ska ha relevant kompetens och behöver utbildning för uppdraget. En person i ledande eller auktoritetsställning kan inte vara trakasseriombud. Det är viktigt att säkerställa att ombuden kan lyfta fram även trygghetskränkande beteende från personer i ledande ställning.

Ombudet presenteras när man i början av ett evenemang informerar om principerna för tryggare rum. Ombudet behöver inte nödvändigtvis vara på plats vid evenemanget. I sådana fall är det bra om arrangören uttrycker att de kan kontaktas. Redan det att man informerar om principerna för tryggare rum bidrar sannolikt till ökad trygghet och stärker respektfullt beteende, vilket förebygger potentiella konfliktsituationer. Man kan berätta om en obehaglig situation för trakasseriombudet under eller efter evenemanget via e-post eller telefon. Det är viktigt att också den som anklagas för trakasserier får möjlighet att bli hörd och ge en förklaring, gärna skriftligt. Kontaktpersonernas kontaktuppgifter ska vara synliga i informationen om tryggare rum.

Riktlinjer för kontaktpersonen vid trakasserier

• Reagera snabbt vid kontakt och hantera ärendet på ett lämpligt sätt utan dröjsmål.
• Arbeta vid behov tillsammans med andra trakasseriombud.
• Fråga hur personen som rapporterat vill att ärendet ska hanteras. Beklaga det som inträffat. Välj en lämplig handlingsväg. Dokumentera händelsen och hur ärendet behandlas för eventuell vidare utredning. Vid behov, för ärendet vidare.
• Fundera på hur liknande oegentligheter kan undvikas i framtiden.
• Sträva efter att i förebyggande syfte identifiera och hantera beteenden som hotar den mentala eller andliga känslan av trygghet, så tidigt att det kan lösas genom dialog. Vid behov, var beredd att begränsa en persons handlingar, tal och till och med be dem lämna evenemanget/diskussionen.
• Se till att anmälan om trakasserier inte ytterligare äventyrar säkerheten för den som anmäler.
• Uppträd respektfullt och konstruktivt även mot den som hotat tryggheten för andra. Även den här personen har rätt att känna sig trygg, även om hens beteende inte varit acceptabelt. Ge hen möjlighet att bli hörd, vid behov i efterhand och gärna skriftligt efter att eventuell upprördhet har lagt sig.
• Sätt dig in i ämnet. För situationer med sexuella trakasserier finns särskilda riktlinjer. Bekanta dig med t.ex. Borgå stifts handlingsplan mot sexuella trakasserier och osakligt bemötande.

ERF:S styrelse:

• Utser två eller tre kontaktpersoner för trakasserier för evenemang som arrangeras av ERF/sektioner. Kontaktpersonerna utses för två år åt gången, med möjliga personbyten vartannat år.
• Kontaktpersonerna ska ha olika bakgrund.
• Kontaktpersonerna ska ha adekvat utbildning för uppdraget.

3.  Intern och extern kommunikation 

I processen för tryggare rum är det särskilt viktigt att skapa förutsättningar för att information om tryggare rum förmedlas så bra som möjligt både internt och externt. Kommunikation kan ha en förebyggande roll. Det är viktigt att säkerställa att ERF:s ansikte har mångfaldig, det vill säga att olika, olika åldrar och olika utseenden finns representerade på bilder och i synlig verksamhet, både som deltagare och som aktörer.

Principerna för tryggare rum bör vara proaktivt tillgängliga på webbplatser och i lokaler: för dem som anmält sig till evenemang, på anslagstavlor och intranätet. Det är särskilt viktigt att säkerställa att kommunikationen når de som befinner sig i särskilt sårbara situationer. Principerna för en tryggare rum och instruktioner för hantering av trakasserisituationer bör också kunna läsas på platser dit en orolig eller sårad person söker sig. Ett bra exempel är toaletter, eftersom det kan vara den enda lugna och trygga platsen att vara ensam.

ERF:s styrelse och sektioner:

• ansvarar för kommunikationen om principerna för en tryggare plats både internt och externt
• lägger till en permanent sida/flik på webbplatsen där principerna och dessa instruktioner finns tillgängliga. Denna webbsida ska lyftas fram vid ERF:s interna evenemang samt vid verksamheter organiserade av ERF och dess sektioner.
• hänvisar till principerna för en tryggare plats på ett lämpligt sätt vid sina evenemang, både före och i början av evenemangen
• ser till att principerna skrivs ut och placeras synligt i lokaler där ERF håller evenemang.

4. Checklista för arrangörer av tryggare evenemang

När du arrangerar ett evenemang, använd denna checklista för att säkerställa att principerna för ett tryggare rum tillämpas:

• informera om tryggare rum i förhandsmarknadsföringen av evenemanget. 
• inkludera principerna för tryggare rum i inbjudningarna och se till att evenemanget överensstämmer med dessa principer.
• påminn om tryggare rum och principerna för respektfull diskussion vid bekräftelse av anmälan.
• ge riktlinjer för samtalsetiketten under evenemanget.
• ingrip vid beteenden som bryter mot principerna för tryggare rum, exempelvis så här: ”Jag vill påminna om att vi i vårt evenemang uppmuntrar till sakliga och relevanta diskussioner och kommentarer. Din kommentar/ditt beteende bryter enligt min uppfattning mot principerna för tryggare rum. Var vänlig och repetera riktlinjerna och följ dem.” Om samma beteende fortsätter, be personen eller personerna att lämna rummet/diskussionen.

Fysiskt evenemang:

• visa principerna för tryggare rum på skärmen 15 minuter innan programmet börjar.
• instruera dem som presenterar programmet och föreläsarna att påminna om tryggare rum.
• informera i förväg om evenemanget är tillgängligt eller inte.
• ge deltagarna instruktioner om hur de ska agera vid eventuella överträdelser av principerna: ge kontaktuppgifter till trakasseriombuden och gärna även kontaktuppgifterna till en ansvarsperson som är på plats.

Online/hybrid-evenemang:

• visa principerna för tryggare rum på startbilden 15 minuter innan programmet börjar.
• repetera instruktionen i inledningsanförandet.
• instruera deltagarna att meddela arrangören om principerna bryts.
• informera om principerna för tryggare rum för deltagarna och påminn vid behov om dem enskilt under evenemanget.

Dela på sociala medier: