Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Suomen Ekumeeninen Neuvosto
Eteläranta 8
PL 210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö
Viestintä- ja toimintakoordinaattori
suvi-tuulia.vaara(at)ekumenia.fi
+358 40 637 1244

Rekisterin nimi
Suomen Ekumeenisen Neuvoston tapahtumien osallistujarekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Suomen Ekumeeninen Neuvosto järjestää vuosittaisia sääntömääräisiä yleiskokouksia, seminaareja ja keskustelutilaisuuksia, kokouksia, koulutuksia ja muita tapahtumia. Henkilötietoja käytetään tapahtumajärjestelyissä ja yhteydenpidossa osallistujien kanssa ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.

Henkilötietojen käsittely perustuu osallistujan suostumukseen (EU-tietosuoja-asetus artika 6 kohta 1 a.).

Rekisterien henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisteri sisältää tapahtumakohtaisesti ilmoittautujan:

• nimi
• yhteystiedot (sähköposti, osoite)
• allergia- ja erityisruokavaliotiedot
• Taustataho
• Ammattinimike, koulutus

Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään tapahtumailmoittautumisesta lähtien ja korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Jos kyseessä on maksullinen tapahtuma, tiedot säilytetään kunnes osallistumismaksun on maksettu ja hävitetään sen jälkeen.

Tietolähteet
Henkilötiedot liitetään rekisteriin henkilön ilmoittautuessa tapahtumaan. Ilmoittautuminen voi tapahtua sähköpostitse, puhelimitse tai SEN:n verkkosivuston kautta ilmoittautumislomakkeen täyttämällä.

Tietojen luovutukset
Tietoja voidaan jakaa tapahtuman järjestelyissä mukana oleville tarpeen mukaan (esim. allergiatiedot pitopalvelulle). Tietoja ei luovuteta EU:n alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus

Pyytää SEN:lta pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.

Pyytää SEN:lta häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

Rekisterinpitäjä
Suomen Ekumeeninen Neuvosto (SEN)
Eteläranta 8
PL 210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö
Viestintä- ja toimintakoordinaattori
suvi-tuulia.vaara(at)ekumenia.fi
+358 40 637 1244

Rekisterin nimi
Suomen Ekumeenisen Neuvoston edustajistorekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään Suomen Ekumeenisen Neuvoston yhteydenpitoon jäsenkirkkojensa, tarkkailijakirkkojensa ja kumppanuusjärjestöjensä edustajien kanssa. Edustajia ovat SEN:n hallituksen jäsenet ja varajäset, yleiskokousedustajat ja työryhmien jäsenet. Edustajille lähetetään kokouskutsuja, tietoa SEN:n toiminnasta ja tapahtumakutsuja.

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (EU-tietosuoja-asetus artika 6 kohta 1 a.).

Rekisterien henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisterissä ovat jäsenkirkkojen, tarkkailijakirkkojen ja kumppanuusjärjestöjen nimeämien edustajien:

· Nimi

· Taustataho (jäsenkirkko, tarkkailijakirkko tai kumppanuusjärjestö)

· Koulutus/ammattinimike

· Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite).

Henkilötietojen säilytysaika
Edustajistorekisterin tietoja säilytetään henkilön edustustehtävän ajan. Edustajien nimi, koulutus/ammattinimike ja taustataho julkaistaan SEN:n verkkosivustolla ja arkistoidaan SEN:n painetussa toimintakertomuksessa.

Tietolähteet
Henkilötiedot liitetään rekisteriin jäsenkirkkojen, tarkkailijakirkkojen ja kumppanuusjärjestöjen nimetessä edustajansa. Edustajat ilmoittavat itse mahdolliset yhteystietojensa muutokset SEN:n toimistolle.

Tietojen luovutukset
Edustajien yhteystietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle ilman heidän suostumustaan. Edustajien nimet, koulutus/ammattinimike ja taustataho julkaistaan SEN:n verkkosivustolla.

Tietoja ei luovuteta EU:n alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus

Pyytää SEN:lta pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Tietojen poistaminen voi johtaa siihen, ettei edustustehtävää voi hoitaa.

Pyytää SEN:lta häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

Rekisterinpitäjä
Suomen Ekumeeninen Neuvosto
Eteläranta 8
PL 210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö
Viestintä- ja toimintakoordinaattori
suvi-tuulia.vaara(at)ekumenia.fi
+358 40 637 1244

Rekisterin nimi
Suomen Ekumeenisen Neuvoston jaostojen jäsenrekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään Suomen Ekumeenisen Neuvoston jaoston jäsenien keskinäiseen yhteydenpitoon, jaostojen väliseen yhteydenpitoon ja SEN:n toimiston työntekijöiden yhteydenpitoon jaostolaisten kanssa.

SEN:ssa toimii seitsemän jaostoa, joihin Neuvoston jäsenkirkoilla, tarkkailijakirkoilla ja kumppanuusjärjestöillä on mahdollisuus nimetä edustajansa:

• Kasvatusasioiden jaosto
• Nuorisojaosto
• Paikallisekumenian jaosto
• Sektionen för finlandssvensk ekumenik
• Teologisen ja opillisen keskustelun jaosto
• Yhdenvertaisuusjaosto
• Yhteiskunnallisten kysymysten jaosto

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ( EU-tietosuojaasetus artika 6 kohta 1 a).

Rekisterien henkilöryhmät ja tietosisältö
Taustataho (jäsenkirkko, tarkkailijakirkko tai kumppanuusjärjestö), nimi, koulutus/ammattinimike ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite).

Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään henkilön edustustehtävän ajan.

Tietolähteet
Henkilötiedot liitetään rekisteriin jäsenkirkkojen, tarkkailijakirkkojen ja kumppanuusjärjestöjen nimetessä edustajansa jaostoon heidän omalla suostumuksellaan.

Tietojen luovutukset
Jaostolaisten yhteystietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle. Jaostolaisten nimet, koulutus/ammattinimike ja taustataho julkaistaan SEN:n verkkosivustolla ja painetussa toimintakertomuksessa.

Tietoja ei luovuteta EU:n alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
Pyytää SEN:lta pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Tietojen poistaminen voi johtaa siihen, ettei edustustehtävää voi hoitaa.

Pyytää SEN:lta häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

Rekisterinpitäjä
Suomen Ekumeeninen Neuvosto
Eteläranta 8
PL 210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö
Viestintä- ja toimintakoordinaattori
suvi-tuulia.vaara(at)ekumenia.fi
+358 40 637 1244

Rekisterin nimi
Suomen Ekumeenisen Neuvoston valokuvarekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Suomen Ekumeeninen Neuvosto valokuvaa järjestämissään kokouksissa, tapahtumissa ja tilaisuuksissa. Kuvia käytetään SEN:n viestinnässä: verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa ja painotuotteissa.

Valokuvaaminen perustuu suostumukseen (EU-tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 a.).

Rekisterien henkilöryhmät ja tietosisältö
Valokuvat.

Henkilötietojen käsittely ja säilytysaika
Valokuvia käsittelevät SEN:n toimiston henkilökunta, hallitus, valokuvaavat jäsenet ja SEN:n palkkaamat taittajat. Julkaisemattomia valokuvia käsitellään ja säilytetään sähköisesti salasanoin suojattuna. Kuvia säilytetään pysyvästi.

Tietojen luovutukset
Valokuvia ei luovuteta organisaation ulkopuolelle ilman lupaa. Kuvia voidaan julkaista SEN:n verkkosivustolla, sosiaalisen median kanavissa ja painetuissa materiaaleissa.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus

Pyytää SEN:lta pääsy häntä itseään esittäviin valokuviin sekä oikeus pyytää kyseisten kuvien poistamista.

Pyytää SEN:lta häntä itseään esittävien valokuvien käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja(at)om.fi
www.tietosuoja.fi

Rekisterinpitäjä
Suomen Ekumeeninen Neuvosto
Eteläranta 8
PL 210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö
Viestintä- ja toimintakoordinaattori
suvi-tuulia.vaara(at)ekumenia.fi
+358 40 637 1244

Rekisterin nimi
Suomen Ekumeenisen Neuvoston rekrytointirekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Suomen Ekumeeninen Neuvosto kerää henkilötietoja rekrytoidessaan henkilökuntaa.

Hakijan henkilötietojen käsittely perustuu hakijan suostumukseen (EU-tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 a.).

Rekisterien henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan työnhaun kannalta oleellisia henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat:

• Yhteystiedot
• CV
• Hakemus
• Suositukset
• Soveltuvuusarviointi

Henkilötietojen säilytys ja säilytysaika
Hakijoiden henkilötietoja käsittelevät SEN:n toimiston henkilökunta, mahdollinen rekrytointiasiantuntija ja hallitus. Pääsihteerin tehtävään hakevien tietoja käsittelevät myös yleiskokousedustajat, sillä yleiskokous valitsee SEN:n sääntöjen mukaan pääsihteerin. Tietoja vastaanotetaan ja säilytetään sähköisesti salasanoin suojattuna.

Hakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytoimisprosessin ajan. Kun rekrytoimisprosessi on päättynyt, poistetaan hakijoiden tiedot tietoturvallisesti.

Tietolähteet
Henkilötiedot liitetään rekisteriin henkilön hakiessa avointa työpaikkaa. Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään ja mahdollisilta suosittelijoilta.

Tietojen luovutukset
Työnhakijoiden henkilötietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle.

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus

Pyytää SEN:lta pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.

Pyytää SEN:lta häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

Rekisterinpitäjä
Suomen Ekumeeninen Neuvosto (SEN)
Eteläranta 8
PL 210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö
Viestintä- ja toimintakoordinaattori
sen(at)ekumenia.fi
+358 40 637 1244

Rekisterin nimi
Suomen Ekumeenisen Neuvoston Ketko-kurssirekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään Suomen Ekumeenisen Neuvoston yhteydenpitoon Kansainvälisen ja Ekumeenisen Toiminnan Koulutusohjelman (Ketko) kurssilaisten kanssa. Kurssilaisille lähetetään tietoa Ketkon järjestelyjä koskien, heille voidaan lähettää myös muuta tietoa SEN:n toiminnasta, suomalaisesta ja kansainvälisestä ekumeniasta ja tapahtumakutsuja kurssin aikana.

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ( EU-tietosuoja-asetus artika 6 kohta 1 a.).

Tietoja käsittelevät kurssin järjestäjät: ketkosihteerit (Helsingissä ja Joensuussa), ketkokoordinaattori ja SEN:n viestintä- ja järjestökoordinaattori.

Rekisterien henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisterissä ovat kurssilaisten:

· nimi

· kirkkokunta/taustataho

· ikä

· mahdolliset ruoka-aineallergiat

· yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite).

Kurssilla käytetään sähköistä oppimisympäristöä, johon kirjautuminen ei vaadi kurssilaiselta henkilötietojen antamista. Oppimisympäristöön tallentaan kurssitehtäviä ja siellä käydään kurssiin liittyvää keskustelua kurssilaisten kesken. Näihin tietoihin pääsevät käsiksi ketkosihteerit ja ketkokoordinaattori.

Henkilötietojen säilytys ja -aika
Henkilötietoja säilytetään kurssin ajan (syys- ja kevätlukukausi). Kurssilaisten nimet säilytetään kurssitodistuksissa, joita säilytetään SEN:n toimistolla sitä varten, että kurssilainen voi tarpeen vaatiessa pyytää uuden todistuksen.

Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa salasanoin suojatuissa tietokoneissa. Vain SEN:n työntekijöillä on pääsy palvelimelle, jolla tietoja säilytetään.

Tietolähteet
Henkilötiedot liitetään rekisteriin kurssilaisen ilmoittautuessa ketko-kurssille. Rekisteriä säilytetään Google Drive palvelussa. Ilmoittautumisten keräämiseen käytetään Google Forms-lomaketta. Lisää Googlen tietosuojakäytänteistä voi lukea verkossa osoitteessa https://policies.google.com/privacy?hl=fi

Tietojen luovutukset
Kurssilaisten yhteystietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle ilman heidän suostumustaan. Kurssilaisten nimet ja kuvia voidaan julkaista kurssin aikana SEN:n verkkosivustolla ja sosiaalisen median kanavissa heidän suostumuksellaan. Kurssilaiset voivat kieltää kuvien ja nimensä julkaisun ilmoittamalla asiasta ketkosihteerille, ketkokoordniaattorille tai SEN:n viestintä- ja toimintakoordinaattorille.

Tietoja ei luovuteta EU:n alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:

· Pyytää SEN:lta pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Tietojen poistaminen voi johtaa siihen, ettei kurssilainen voi suorittaa Ketko-kurssia.

· Pyytää SEN:lta häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

· Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

· Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

Rekisterinpitäjä

Suomen Ekumeeninen Neuvosto (SEN)
Eteläranta 8
PL  210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö

Viestintä- ja toimintakoordinaattori
suvi-tuulia.vaara(at)ekumenia.fi
+358 40 637 1244

Rekisterin nimi

Ekumenian ystävät -tietopaketin tilaajarekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käytetään Suomen Ekumeenisen Neuvoston yhteydenpitoon Ekumenian ystävät-tietopaketin tilaajien kanssa.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ( EU-tietosuoja-asetus artika 6 kohta 1 a).

Rekisterien henkilöryhmät ja tietosisältö

Nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite).

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö tilaa tietopakettia.

Tietolähteet

Henkilötiedot liitetään rekisteriin tilaajan ilmoittaessa yhteystietonsa ja  maksaessa tilausmaksun.

Tietojen luovutukset

Yhteystietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle.

Tietoja ei luovuteta EU:n alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää SEN:lta pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Tietojen poistaminen voi johtaa siihen, ettei edustustehtävää voi hoitaa.
• Pyytää SEN:lta häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
•  Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät sivulta:

www.tietosuoja.fi (Vieraile ulkoisella sivustolla. Linkki avautuu uuteen välilehteen.)