Tasa-arvolain mukaan tasa-arvosuunnitelma on laadittava yhteistyössä luottamusmiehen, luottamusvaltuutetun, työsuojeluvaltuutetun tai muiden henkilöstön nimeämien edustajien kanssa. Henkilöstön edustajilla on oltava riittävät osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet suunnitelmaa laadittaessa.
On tärkeää, että tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman suunnitteluprosessissa noudatetaan tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta. Suunnitelman laatimista varten on syytä perustaa valmisteluryhmä, johon kuuluu organisaation johdon ja henkilöstön edustajia. Jos mahdollista työryhmässä olisi hyvä olla eri sukupuolten, henkilöstöryhmien ja ikäryhmien edustajia.
Organisaatiossa viestitään tasa-arvo ja yhdenvertaisuussuunnittelusta sisäisesti ja ulkopuolellekin. Tämä osallistaa ja sitouttaa henkilöstöä suunnitelman tekemiseen ja toteuttamiseen.
Tasa-arvosuunnitelmassa on tasa-arvolain mukaan oltava:
· selvitys työpaikan tasa-arvotilanteesta ja sen osana erittely naisten ja miesten sijoittumisesta eri tehtäviin sekä koko henkilöstöä koskeva palkkakartoitus naisten ja miesten tehtävien luokituksesta, palkoista ja palkkaeroista
· käynnistettäviksi tai toteutettaviksi suunnitellut tarpeelliset toimenpiteet tasa-arvon edistämiseksi ja palkkauksellisen tasa-arvon saavuttamiseksi
· arvio aikaisempaan tasa-arvosuunnitelmaan sisältyneiden toimenpiteiden toteuttamisesta ja tuloksista.
Yhdenvertaisuussuunnitelmaa varten tarvitaan:
· selvitys työpaikan yhdenvertaisuustilanteesta eri syrjintäperusteiden näkökulmasta: menettelytavat muun muassa työhönotossa, tehtäväjaossa, koulutukseen pääsyssä, palkanmaksussa ja muissa etuuksissa; olosuhteet: muun muassa työskentelytilat, työvälineet, järjestelmät, työvaatetus, työjärjestelyt, työaikakäytännöt, asenteet ja käyttäytyminen työpaikalla
· työpaikan tarpeiden arvioiminen: Mitkä syrjintäperusteet ovat selvityksen perusteella työpaikalla yhdenvertaisuuden toteutumisen kannalta merkityksellisiä? Mitkä syrjintäperusteet edellyttävät korjaavia toimenpiteitä? Mitkä ovat työpaikan ongelmat syrjinnän ehkäisyn näkökulmasta? Onko tarpeen toteuttaa positiivista erityiskohtelua tosiasiallisen yhdenvertaisuuden saavuttamiseksi? Miten on tarpeen ottaa syrjinnän vaarassa tai heikommassa asemassa olevien ryhmien tarpeet huomioon?
Tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden toteutumista voidaan arvioida mm.
· kartoittamalla, miten olemassa olevissa strategioissa, toimintasuunnitelmissa ja ohjeistuksissa otetaan huomioon tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusnäkökulmia
· toimintaympäristöä ja asiakaskuntaa kuvaavien tilastojen ja aineistojen avulla
· henkilöstöä koskevien tilastojen ja aineistojen avulla (mm. palkkakartoitus)
· henkilöstölle ja asiakkaille suunnattujen kyselyiden avulla
· organisaation toimintaa koskevien palautteiden avulla
· muiden mahdollisten selvitysten avulla
Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmassa kuvataan arvioinnin tuloksia sekä kirjataan tavoitteita ja toimenpiteitä arvioinnissa esiin tulleiden asioiden kehittämiseksi ja epäkohtien korjaamiseksi. Tärkeää on määritellä
· kenen vastuulla toimenpiteen toteuttaminen on
· millä aikataululla toimenpide toteutetaan
· miten toimenpide rahoitetaan
· miten toimenpiteen toteutumista seurataan ja arvioidaan
On tärkeää arvioida,
· Ovatko tavoitteet oikeita? Onko tarvetta muuttaa niitä? Kuinka hyvin ne on saavutettu?
· Ovatko toimenpiteet olleet tehokkaita? Onko ne mitoitettu kehittämistarpeisiin nähden riittäviksi ja sopiviksi? Onko toimenpiteillä ollut vaikutusta työpaikan tosiasialliseen tilanteeseen? Onko tarvetta tehdä muutoksia toimenpiteisiin?
Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmaa tarkastellaan ja päivitetään säännöllisesti.